Tin tức > Công tác lễ tân
Quà tặng trong công tác Lễ tân
Ngày đăng: 21/05/2013 - Số lần xem: 4693

1. Nguyên tắc tặng quà:

Điều 28 của Nghị định số 82/2001/NĐ-CP về nghi lễ Nhà nước và đón tiếp khách nước ngoài quy định quà tặng như sau “Có tặng phẩm cho trưởng đoàn, phu nhân (hoặc phu quân) các đoàn thăm chính thức, thăm làm việc, thăm cá nhân. Trong trường hợp đặc biệt, có tặng phẩm tặng đoàn viên chính thức và quan chức tuỳ tùng. Tặng phẩm là do ta sản xuất và thể hiện bản sắc dân tộc”

Theo qui định trên, ta có thể đưa ra các nguyên tắc như sau:

+ Chỉ tặng quà cho trưởng đoàn và phu nhân hoặc phu quân (nếu có). Trong trường hợp đặc biệt (như đối với khách Lào, Trung Quốc, Nga, khách có quan hệ thân mật với thành phố và khách do lãnh đạo TP chỉ đạo tặng), có quà tặng cho các thành viên trong đoàn.

+ Quà tặng không nên nhiều loại, cần tập trung vào một vài mẫu đẹp, gọn, nhẹ

+ Quà tặng mang bản sắc dân tộc, là sản phẩm của các địa phương trong nước sản xuất (sản phẩm do chính Đà Nẵng sản xuất là tốt nhất).

 

2.  Ý nghĩa của việc tặng quà:

- Tặng qùa là một thông lệ trong tất cả các nền văn minh và ở mọi thời đại. Quà tặng là thông điệp cuối cùng mà khách sẽ mang về đất nước họ, ảnh hưởng rất lớn đến sự thành công trong mọi hoạt động.

 

- Thành công của việc tặng quà là phải có sự lựa chọn quà tặng phù hợp với từng đoàn khách, phải xác định được cách thức trao quà, thời điểm thuận lợi  trao quà để người khách khi nhận quà tỏ thái độ trân trọng và hài lòng, không bỏ quên quà trong góc tủ hay vứt đi trên đường về.

 

- Tặng quà không hẳn chỉ là vấn đề tuân theo những qui ước của phép lịch sự. Một hình ảnh có giá trị bằng cả ngàn lời nói, một đồ vật có giá trị không kém một bài diễn văn. Quà tặng và đồ lưu niệm là thông điệp cuối cùng mà khách mời sẽ mang về. Khi đã rời chủ nhà, chúng gợi lên kỷ niệm về một cuộc gặp gỡ mà dĩ nhiên họ mong muốn có kết quả. Tặng quà là một thông lệ trong tất cả các nền văn minh và ở mọi thời đại. Câu ngạn ngữ nói rằng “quà tặng duy trì tình bạn” đúng cả với đời sống công lẫn đời tư.

 

3. Cách thức tặng quà:

- Thường tặng quà vào đầu hơn là vào cuối chuyến thăm và tặng vào cuối buổi tiếp.

 

- Thông thường có hai cách tặng quà: tặng trực tiếp và tặng qua đường lễ tân:

+ Tặng trực tiếp: áp dụng đối với trưởng đoàn và các thành viên của đoàn (trong trường hợp thành phần đoàn ít, dưới 10 người, có quan hệ mật thiết với thành phố). Tặng cho toàn đoàn ngay tại buổi tiếp. 

+ Tặng qua đường lễ tân: đối với các đoàn khác. Trong trường hợp này, chỉ tặng cho Trưởng đoàn tại buổi tiếp còn quà của các thành viên khác sẽ được chuyển đến lễ tân khách sạn nơi đoàn ở hoặc chuyển cho 1 đại diện thành viên của đoàn sau buổi tiếp nhờ gửi đến các cá nhân liên quan.

 

- Cách thức tặng quà kín đáo nhất là gửi quà đến phòng khách sạn hoặc tại nơi ở của khách, trước khi khách tới. Khi đến, khách cũng gửi quà đến cho chủ nhà theo cách thức như vậy. Trong buổi tiếp kiến đầu tiên, cả khách và chủ cảm ơn lẫn nhau một cách nhẹ nhàng hơn là phải tham gia vào một buổi lễ trao quà tận tay hình thức trước một công chúng dù hẹp hay rộng. Tặng quà vào đầu hơn là cuối chuyến thăm vì cử chỉ đó là cho việc tặng có ý nghĩa. Thực tế nếu việc tặng quà diễn ra vào cuối chuyến thăm, khi đã có những sự cố, và buổi lễ không được thuận buồm xuôi gió thì quà tặng khó có ý nghĩa. Quà tặng sẽ làm cho người ta suy nghĩ rằng người tặng muốn làm quên đi những phiên tóai hoặc là để xin lỗi đối với những sai lầm trước đó.

Có nhiều lý do để thực hiện cách trao qùa trực tiếp, ngoài lý do đây là cách được cả chủ và khách ưa thích. Người ta thường đặt tặng phẩm ở gần nơi dự định sẽ diễn ra cuộc gặp gỡ hoặc trong một phòng tiếp liền với phòng sẽ tổ chức bữa tiệc, bữa trưa hoặc bữa tối. Đối với những cộng sự thân cận, tặng phẩm và đồ lưu niệm sẽ được mang đến khách sạn hoặc phòng làm việc của họ. Cũng có thể chọn cách trao tặng phẩm tận tay. Được nhận quà tặng từ một nhân vật nổi tiếng trên thế giới, dù đó là quà tặng khiêm tốn nhất, có ý nghĩa vô giá đối với người nhận. Cũng có trường hợp quà tặng phải được trao ở nơi công cộng, hoặc để bổ sung cho một chương trình quá ít nội dung hoặc cũng có thể do việc tặng quà là nội dung chính của sự kiện như: nhân dịp một người về hưu, để cảm ơn công lao, thành tích của người tình nguyện, hoặc để thay cho việc tặng huân chương... Trong trường hợp này, bao giờ cũng phải báo trước cho những người có liên quan, thông tin cho họ tối đa, đến mức cho họ biết món quà gì dành cho họ. 

 

Tâm lý chung là khách đến thăm nơi nào cũng muốn có một món quà kỷ niệm đặc trưng về nơi đó. Vì vậy, quà tặng nên là những thứ nhẹ nhàng, giàu giá trị kỷ niệm. Tìm được những đồ vật giàu giá trị lưu niệm mà không nơi nào làm ra được để tặng thì càng quý.

 

Có nhiều nơi, giá trị quà tặng không cao, nhưng quà được bao gói rất lịch sự, sang trọng làm tăng gấp bội tính hấp dẫn đối với người nhận quà. Hiện này ở Việt Nam, các nơi bán hàng cũng có cách bao gói quà khá đẹp và hấp dẫn, chẳng kém gì nước ngoài.

 

Quà trao tay thì không cần có danh thiếp người tặng. Nếu gửi qua người khác thì nên có phong bì đề tên người nhận, bên trong phong bì có danh thiếp người gửi. Nếu quà trao tận tay thì nên mở bọc quà ngay trước mặt người tặng và nói một câu xã giao đại loại: “Món quà quý và đẹp quá! Tôi rất thích. Xin cảm ơn nhiều”. Trong trường hợp này, người nhận quà nên có quà trao lại. Vì vậy, cần có thông tin trước về thời điểm và cách thức tặng quà.

 

Kinh nghiệm là tại các cuộc đón tiếp khách nhà nước ở nước ta, không mấy khi lãnh đạo ta trực tiếp trao quà cho khách trước ống kính phóng viên. Quà thường được trao qua lễ tân của hai bên hoặc đặt ngay trong phòng khách sạn trước khi khách đến.

 

4. Phân biệt quà tặng và quà lưu niệm:

Đồ lưu niệm làm gợi nhớ người hay cơ quan tặng và những sự kiện có liên quan. Vì vậy, chúng luôn mang những đấu hiệu rõ ràng: bút viết, dây đeo chìa khóa, cặp sách hoặc cái chặn giấy, mang biểu tượng của một cơ quan; sách về thành phố, băng đĩa của dàn nhạc đụa phương,... Để tỏ lòng cảm ơn, đồ lưu niệm được trao rộng rãi cho những người tham gia vào việc chuẩn bị cho chuyến thăm của khách hoặc cho toàn bộ thành viên của một phái đòan. Thường thường đó là những sản phẩm được sản xuất hàng lọat hay với giá vừa phải. Ngược lại, quà tặng mang tính độc nhất. Quà tặng được dành riêng cho một cá nhân đặc biệt cần được trọng thị một cách tương đối độc đáo, bằng việc tác động vào tình cảm riêng của họ. Cũng có khi quà tặng cũng được trao cho các thành viên chủ yếu cần tranh thủ nhưng phải lưu ý sao cho mỗi người nhận được một quà tặng có giá trị tương đương nhưng không được giống hệt nhau.

 

Có giá trị lớn hơn so với quà lưu niệm, quà tặng cũng có thể được sản xuất với số lượng nhiều, chẳng hạn một cuốn sách nghệ thuật với số lượng xuất bản hạn chế, nhưng không phải là những sản phẩm hàng lọat.

 

Đồ lưu niệm thường được trao để tôn vinh một nghệ sĩ, một sản phẩm địa phương hoặc một nguồn tài nguyên thiên nhiên. Vì thế, chúng hòan tòan khác so với quà tặng. Thể hiện lòng tự hào về địa phương mình bằng cách lựa chọn một sản phẩm địa phương có thể làm hài lòng những người đại lý hoặc đồng nghiệp của người tặng, nhưng ngược lại có nguy cơ làm xa rời mục đích của việc tặng quà: tạo sự gắn bó với khách hoặc chủ bằng một quà tặng làm họ cảm kích, biên pháp tốt nhất là bảo đảm làm họ hài lòng bằng những gì chúng ta biết có thể hấp dẫn họ hơn nữa và làm vừa lòng họ nhất.

 

Đối với một cơ quan nhà nước, dù rằng giải pháp lý tưởng đối với quà tặng là kết hợp cả việc làm tôn vinh đặc thù địa phương và thỏa mãn sở thích của khách, nhưng tốt hơn hết là ưu tiên sở thích của khách. Về mặt này, thực tế là nên áp dụng một cách tốt nhất thông lệ trong đời tư: tặng những thứ gì đang được mong đợi, những gì phù hợp với tính cách của người mà chúng ta muốn gây tình cảm.

 

  • Nguồn: Sở Ngoại vụ tỉnh Đăk Nông
Phản hồi